視頻會(huì)議一方面通過(guò)傳輸協(xié)作成員的視頻與音頻信息，使協(xié)作成員之間直觀、真實(shí)的視音頻交流成為現(xiàn)實(shí)，豐富協(xié)作成員之間的交互方式;另一方面，利用多媒體技術(shù)支持協(xié)同工作中各種信息的處理，如共享數(shù)據(jù)、協(xié)同瀏覽等，構(gòu)造出一個(gè)多人共享的工作空間。

使用視頻會(huì)議具有如下的優(yōu)點(diǎn)：

(1)節(jié)約會(huì)議的經(jīng)費(fèi)與時(shí)間

如果要做一個(gè)大規(guī)模的分布式視頻會(huì)議應(yīng)用，如建立一個(gè)中心多個(gè)地區(qū)形式的分布式視頻會(huì)議系統(tǒng)，一般的服務(wù)器很難做到。所有視頻服務(wù)器的圖像連接，都可以指向一個(gè)有固定獨(dú)立IP 的裝有視頻服務(wù)器管理軟件的計(jì)算機(jī)。

例如，在我國(guó)，召開一次全國(guó)32 個(gè)省市自治區(qū)的視頻會(huì)議，費(fèi)用僅僅為5 萬(wàn)元;而相同規(guī)模的會(huì)議如果在一個(gè)地方的賓館召開，那么會(huì)議的費(fèi)用將高達(dá)100 萬(wàn)元。

(2)提高開會(huì)的效率

召開視頻會(huì)議的費(fèi)用大致與開會(huì)的時(shí)間成正比，時(shí)間越短費(fèi)用越少，因此可以促使與會(huì)代表節(jié)省時(shí)間，提高效率;同時(shí)由于參加會(huì)議的人員都在本地，和會(huì)議有關(guān)的材料、文件、實(shí)物都在身邊，因此可以充分方便地交流。

(3)適應(yīng)于某些特殊情況

對(duì)于某些交通狀況不好，特別是地處山區(qū)、邊疆的城市，視頻會(huì)議將會(huì)帶來(lái)極大的方便。另外，在一些特殊的場(chǎng)合，例如救災(zāi)、防汛、戰(zhàn)地會(huì)議等，也可以用視頻會(huì)議來(lái)及時(shí)了解或者發(fā)布緊急情況和決策，其收效難以用金錢來(lái)衡量。

(4)增加參會(huì)人員

視頻會(huì)議可多人多點(diǎn)地參加會(huì)議;同時(shí)，視頻會(huì)議系統(tǒng)具有的投影、VGA 端口以及數(shù)據(jù)流功能可以隨時(shí)增加會(huì)議代表甚至召開全體會(huì)議，使總部的決策能即時(shí)傳達(dá)給所有員工。

由于視頻會(huì)議的種種優(yōu)勢(shì)，視頻會(huì)議系統(tǒng)正在逐步地從高端專用市場(chǎng)向中底端市場(chǎng)轉(zhuǎn)移，應(yīng)用范圍也擴(kuò)展到內(nèi)部通信、外部協(xié)作、商務(wù)談判、遠(yuǎn)程培訓(xùn)、無(wú)紙化辦公等領(lǐng)域。特別是企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)人士認(rèn)識(shí)到視頻會(huì)議的作用和增值功能以后，視頻會(huì)議已逐步融入到企業(yè)網(wǎng)和電子政務(wù)網(wǎng)中。

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